Praticamente todas as pessoas inseridas
digitalmente possuem pelo menos um endereço de e-mail.
Embora esse fato nos leve a pensar que todos
usem e-mails, infelizmente nem todos o fazem corretamente e isso causa muitos
incômodos na vida de outras pessoas. Se a função dos e-mails é facilitar a
comunicação, é preciso ter em mente certas considerações acerca dessa
ferramenta para bem poder usá-la.
1)
Ao
criar uma conta de e-mail, crie um endereço que ajude as pessoas a
identificarem você facilmente, como seu nome e sobrenome, e.g. nomeesobrenome@nomedosite.com.br.
No caso de um e-mail corporativo, crie algo que lembre o setor da empresa que
irá receber o e-mail, por exemplo, vendas@nomedaempresa.com.br.
Por favor, não crie e-mails com nomes ridículos, que lembram nicknames de salas
de bate papo, como lindinha@nomedosite. com.br.
Que tipo de imagem você vai passar colocando um e-mail desses no seu currículo? (Para saber mais sobre currículos, acesse o texto disponível em http://aestarepravoopina.blogspot.com.br/2014/07/aspectos-importantes-de-um-curriculo.html#links).
2)
Evite
o uso de letras que representem sons. Por exemplo, se seu nome é Maria, crie um
endereço de e-mail como mariaosbrenome@nomedosite.com.br;
um endereço de e-mail como mahsobrenome@nomedosite.com.br
parece algo que foi criado por uma criança ou adolescente inconsequente.
3)
Somente
passe seu endereço de e-mail para as pessoas se você realmente for utilizá-lo,
do contrário, qual a utilidade de passá-lo? Passar um endereço de e-mail que
você não usa é o mesmo que passar um número de telefone no qual você não pode
ser localizado. Lembre-se, a partir do momento em que você passa seu endereço
de e-mail para alguém, a pessoa reconhece essa ferramenta como um meio de entrar
em contato com você, por isso, seja amistoso. Não faça as pessoas perderem
tempo te enviando algo, que pode ser importante, sendo que você não vai
responder.
4)
No
caso de e-mails corporativos, o prazo aceitável para responder uma mensagem
vinda de um cliente é 48 horas. Mais do que isso dá a impressão que a empresa
não tem um departamento que cuide apenas de responder os e-mails. Lembre-se, se
você não tem condições de administrar uma conta de e-mail, não passe o endereço
para ninguém. Esse princípio foi mencionado no item anterior.
5)
Se
o endereço de e-mail é para uso interno de uma empresa, como por exemplo,
solicitação de diferentes setores às recepcionistas, ele deve ser acessado pelo
responsável ao menos duas vezes ao dia e as mensagens devem ser respondidas no
mesmo dia, exceto no caso de dia em que não há expediente, como aos domingos.
Se não é possível resolver o problema do qual trata a mensagem no mesmo dia em
que ela foi recebida, ao menos responda ao seu colega “Recebi seu e-mail e
estou processando sua solicitação”. É muito desgastante não saber se
determinado setor recebeu ou não seu e-mail. Ter que perguntar pessoalmente
dentro de uma empresa “Você recebeu meu e-mail?” é a prova concreta que alguém é
desorganizado e, no caso, é o incompetente que não confirmou o recebimento do
e-mail. Como já foi mencionado no item 3, apenas passe seu endereço de e-mail
se você tem condições de administrá-lo. Dentro de uma empresa, coisas como “Estive
muito ocupado ontem e não tive tempo de verificar meus e-mails” soam como algo
fora da realidade capitalista na qual as empresas se encontram hoje. Tempo é
dinheiro!
6)
No
caso de e-mails pessoais, acessá-los uma vez por semana é o suficiente.
7)
Não
mande mensagens motivacionais ou orações do tipo “Envie para mais x pessoas”.
Ninguém lê essas mensagens motivacionais. Se você quer motivar alguém, faça um
depósito generoso na conta bancária dessa pessoa. Se você quer criar uma
corrente de oração, saia da frente do computador e reúna os amigos para rezarem
no templo ou na casa de algum amigo do grupo.
8)
Mensagens
criticando políticos? Nem pensar! Se você não tem a capacidade de participar
das sessões da Câmara dos Vereadores de sua cidade, ou de criar um
abaixo-assinado, que credibilidade você tem para enviar e-mails criticando
políticos? Além do mais, criticar apenas gera raiva e raiva não resolve nada.
Quer ajudar o país? Vá participar das sessões e audiências públicas, faça
sugestões de projetos nas páginas dos vereadores nas redes sociais, lidere um
abaixo-assinado... Pare de reclamar e faça algo!
9)
Se
você precisa enviar uma mesma informação para várias pessoas que não se
conhecem, por favor, digite os endereços de e-mail no campo bcc, que significa blind carbon copy, assim, um
destinatário não verá o endereço de e-mail do outro. Nem sempre as pessoas para
as quais você está enviando uma mensagem gostariam que outras pessoas soubessem
qual é o endereço de e-mail delas.
10) Respeite a estrutura do gênero textual e-mail.
Um e-mail deve ser escrito da seguinte forma:
Saudação
(pule uma linha)
Mensagem
(pule uma linha)
Despedida
(pule uma linha)
Nome
de quem escreveu a mensagem
11) Não escreva tudo na mesma linha. Dá a
impressão que você está em processo de alfabetização. Por exemplo, não escreva
assim:
Olá, fulano de tal! Como vai você? Faz um
tempão que não te vejo. Abraço.
12) Não escreva “Bom
dia/boa tarde/boa noite” na saudação. Você por acaso sabe em que período do dia
a pessoa vai abrir o e-mail?
13) Se for escrever “olá” e o nome de quem vai
receber o e-mail, separe o “olá” do nome da pessoa por uma vírgula, pois o nome
da pessoa é um vocativo, ou seja, é com quem você está falando. Exemplo:
Olá, Marina!
14) Cuidado com as
abreviações e emoticons. Eles não são
apropriados para mensagens corporativas.
15) Não digite tudo com letra maiúscula. DÁ A
IMPRESSÃO QUE VOCÊ ESTÁ GRITANDO.
16) A primeira letra do título do assunto da mensagem
deve ser maiúscula.
Bem, essas são algumas dicas para ajudar os
usuários de e-mail a se comunicarem melhor e mais rapidamente, sem atrapalhar ou
atrasar a vida dos outros.
Você tem alguma outra sugestão para ajudar as
pessoas a otimizarem o uso dos e-mails? Deixe nos comentários.
Luciana Estarepravo da Silva
Especialista em Docência da Língua
Inglesa e formada em Letras (Português/Inglês)
